▶ 오늘 배울 내용

액세스는 Lotus 1-2-3 나 엑셀과 같은 스프레드시트 프로그램에서 생성한 데이터를 쉽게 변환하여 가져올 수 있습니다. 따라서 이미 엑셀로 작성해 놓은 데이터가 액세스에서도 필요하다면 따로 생성할 필요 없이 데이터 가져오기 기능을 이용하면 됩니다.

오늘 강좌에서 사용할 엑셀 예제 파일과 지난 강좌에서 사용하던 데이터베이스 파일을 다운 받으시려면 다음 링크 된 부분을 누르세요.

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● 엑셀 데이터 준비하기

엑셀로 작성해 놓은 데이터를 액세스로 가져올 때는 파일 전체를 가져오거나 필요한 일부분만 지정해서 가져올 수도 있습니다. 파일 전체를 가져올 때는 파일의 첫 행에 필드 이름이 올 수 있도록 위쪽의 필요 없는 행은 삭제한 후 작업하는 것이 좋습니다.

파일의 일부분만 가져오기를 원한다면 일단 전체를 액세스로 가져온 후에 필요 없는 부분을 삭제하는 방법이 있습니다. 하지만 이보다 좀더 나은 방법은 다음과 같이 가져올 부분에 이름을 정의해서 실행하는 것입니다.

① 예제 데이터를 다운 받았다면 이 파일(주소데이터.xls)을 실행합니다.

② 액세스로 가져갈 때 제목이 있는 행은 필요하지 않으므로 1,2,3 행을 제외한 나머지 행을 드래그해서 범위 설정한 다음 [삽입]-[이름]-[정의]를 선택합니다.

③ 기존에 정의한 이름이 있다면 [이름 정의] 대화 상자의 목록에 표시될 것입니다. [정의된 이름] 상자에 기본으로 표시된 이름 대신 '회원주소'라고 입력한 후 [추가] 단추를 누릅니다.

④ [확인] 단추를 눌러 워크시트 창으로 돌아온 다음 변경된 사항을 저장합니다.

● 데이터 가져오기

① 준비해 놓은 엑셀 데이터를 액세스로 가져오기 위해서 지난 강좌에서 사용하던 데이터베이스를 엽니다.

② [파일]-[외부 데이터 가져오기]-[가져오기]를 선택합니다. 또는 테이블 개체를 선택한 후 [새로 만들기] 단추를 눌러서 [테이블 가져오기]를 선택해도 됩니다.

③ [가져오기] 대화 상자가 나타나면 먼저 가져올 파일이 저장된 위치로 이동합니다. 하지만 기본으로 액세스 파일만 나타나도록 설정되어 있기 때문에 원하는 엑셀 파일은 보이지 않을 것입니다. 따라서 [파일 형식]의 목록 단추를 눌러 'Microsoft Excel(*.xls)'을 선택해서 엑셀 파일을 볼 수 있도록 설정합니다.

④ '주소관리.xls'를 선택한 후 [가져오기] 단추를 눌러 스프레드시트 가져오기 마법사를 시작합니다. 마법사의 첫 단계에서는 워크시트 전체를 가져올 것인지 특정 부분만 가져올 것인지를 선택할 수 있습니다. 현재 이 파일에는 위쪽에 제목이나 빈 행을 데이터로 처리하게 되므로 나중에 오류를 발생할 수 있습니다.

⑤ 이와 같은 경우를 대비해서 엑셀에서 특정 범위에 이름을 지정한 것을 기억할 것입니다. [이름 붙인 범위 표시] 항목을 선택하면 엑셀에서 정의한 이름 목록이 나타납니다. 앞에서 작성해 놓은 '회원주소' 이름을 선택하면 범위 설정된 부분이 하단에 나타나는 것을 확인할 수 있습니다.

⑥ 다음 단계에서는 엑셀에서 설정한 범위의 첫 행을 열 이름으로 사용할 것인지를 선택합니다. 여기서는 [첫 행에 열 머리글이 있음] 옵션을 선택한 후 [다음] 단추를 누릅니다.

⑦ 다음 단계에서는 데이터를 새로운 테이블로 생성할 것인지 기존의 테이블에 추가해서 가져올 것인지를 선택합니다. 여기서는 [새 테이블로] 항목을 선택한 후 [다음] 단추를 누릅니다.

⑧ 다음 단계에서는 필드 이름을 사용자가 원하는 다른 이름으로 변경할 수 있습니다. 하단의 데이터 미리 보기 상자에서 수정할 필드를 선택하면 [필드 옵션]의 정보가 바뀌게 됩니다. 인덱스 항목의 목록 단추를 눌러 인덱스 속성을 지정하거나 필요 없는 필드는 [필드 포함 안 함] 옵션을 선택해서 가져올 대상에서 제외할 수도 있습니다. [데이터 형식] 항목은 사용자가 수정할 수 없는 흐릿한 색으로 표시되지만 액세스에서 사용할 필드의 데이터 형식을 확인할 수 있습니다.

⑨ 다음 단계는 새로 만들 테이블에서 기본 키로 사용할 필드를 선택합니다. [Access가 기본 키 추가]를 선택하면 자동으로 왼쪽에 새로운 일련번호 데이터 형식의 ID 필드를 생성해서 기본 키로 설정합니다. [기본 키 선택]은 기존 필드 중에서 중복 데이터 없는 필드를 선택해서 직접 기본 키로 설정할 때 사용합니다. 여기서는 [기본 키 선택]의 목록 단추를 눌러 [회원번호]를 기본 키로 설정합니다.

⑩ 마지막 단계에서 가져올 테이블 이름을 'T-회원주소'로 변경한 후 [마침] 단추를 눌러 데이터 가져오기를 완료합니다.

⑪ 가져온 [T-회원주소]를 선택한 후 [열기]나 [디자인] 단추를 눌러 결과를 확인해 보세요. 다음 그림은 액세스로 가져온 테이블의 결과 화면입니다.

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