데이터베이스라는 것은 특정 주제나 목적에 맞게 조직화되어 있는 기록과 파일의 집합체라고 할 수 있습니다. 즉 여러분이 컴퓨터에 워드로 작성한 문서를 주제별로 나누어서 각기 다른 폴더에 저장하여 관리하는 것도 데이터베이스의 유형이라고 할 수 있습니다. 만약 여러분이 친구의 주소록을 관리를 한다거나 현금의 지출 내역서를 월별로 관리를 한다면 간단하게 엑셀을 이용하여 작업을 할 수 있을 것입니다. 그런데 데이터의 양이 엄청나게 많아진다면 문제가 발생할 수 있을 것입니다.

즉 새로운 데이터가 발생하여 입력할 때 기존의 파일들과 유기적인 관계를 가지고 입력을 해야 한다거나 자료를 공유할 때 두 사람이 동시에 자료를 수정하지 못하게 하고 싶을 때 등의 문제에 직면했을 때 해결하기 쉬운 방법이 데이터베이스 관리 시스템(DBMS)인 것입니다.

현재의 거의 모든 데이터베이스 관리 시스템은 관계형(Relational) 데이터베이스 관리 시스템(RDBMS)을 사용하여 정보를 저장하고 처리합니다. RDBMS는 모든 데이터를 테이블 안에서 관리합니다. 테이블은 하나의 주제에 대한 정보를 저장하며, 해당 주제에 대한 서로 다른 종류의 정보를 가지고 있는 필드(열)와 그 주제에 대한 하나의 데이터를 가지고 있는 레코드(행)를 가지고 있습니다. RDBMS의 주요 기능은 데이터를 정의하거나 데이터 조작 및 제어의 기능을 가지고 있는데, 이 모든 기능들이 액세스에 포함되어 있습니다. 즉 액세스는 많은 양의 데이터를 손쉽게 관리하기 위한 데이터베이스 프로그램입니다.